Statut de l'étudiant d'échange
Le statut d'étudiant d'échange est réservé de manière exclusive aux personnes qui étudient à l'UCL dans le cadre des accords de mobilité (Erasmus+, Erasmus Belgica, Mercator) et qui ont été admis par la faculté d'accueil sur base d'une proposition d'une convention de stage en bonne et due forme. Les étudiants d'échange sont exemptés du paiement des droits d'inscription. Leur inscription est valable pour une année académique au maximum et n'est pas renouvelable.
A l'issue de leur séjour d'études / de stage à l'UCL, aucun diplôme ou certificat ne leur sera délivré, mais une évaluation rédigée, accompagnée ou non d’une note sur 20, sera établie en vue d’une reconnaissance de ce stage dans l'université d'origine.
Procédure
L'admission et l’inscription des étudiants d'échange se fait via la faculté. Une fois informée de la sélection d'un étudiant d'échange, la faculté envoie à celui-ci une fiche de procédure concernant l’admission et l’inscription.
L'admission des étudiants d'échange se fait via la faculté. Une fois informée de la sélection d'un étudiant d'échange, la faculté envoie à celui-ci la liste des documents du dossier d’inscription à préparer. Ce dossier devra être renvoyé au plus tard pour le 31 mai (1er quadrimestre) ou le 30 novembre (2ème quadrimestre) au coordonnateur facultaire à l'UCL, avec les documents suivants :
• un "bulletin de demande d'admission"
• une photocopie de la carte d'identité ou du passeport;
• un "formulaire de demande de carte d'accès" à compléter;
• le document "reglement - vie privée" à signer
• stage ERASMUS : la convention de stage de l'UCL qui vous sera envoyée par l'UCL, à compléter ou bien celle de votre établissement (Training Agreement for Placement);
• stage MERCATOR : la convention de stage de l'UCL qui vous sera envoyée par l’UCL, à compléter (ce document préparé par l'UCL est obligatoire, aucun autre modèle de convention ne sera accepté à la place), signée par le coordonnateur académique de la faculté d'origine et l’étudiant;
• un relevé de notes des années d'études universitaires précédentes;
• 2 photos couleur.
• un certificat de langue française de niveau DELF B2 Minimum
Une fois ce dossier complet et prêt, l'envoyer à l'adresse suivante :
Faculté de Médecine Dentaire de l'UCL
Mme V. ABRIAL, Coordinatrice Administrative Mobilités
Avenue Hippocrate, 10 - Boite 5721
1200 Bruxelles - BELGIQUE
Le coordonnateur facultaire fait suivre le dossier au Service des inscriptions de l'université qui envoie ensuite à l'étudiant une "Autorisation d'inscription", si besoin, avec laquelle il pourra, le cas échéant, faire les démarches en vue de l'obtention d'un visa. Ensuite la procédure diffère selon que vous avez besoin d'un visa ou non.
---> Etudiant n'ayant pas besoin d'un visa
En juin, ils recevront un mail sur leur adresse personnelle leur indiquant la procédure à suivre pour activer leur compte UCL et avoir ainsi accès à leur bureau virtuel et autres fonctionnalités ouvertes aux étudiants inscrits. L'avis d'enregistrement qu'ils pourront imprimer à partir du bureau virtuel, ainsi que tous les documents officiels mis à leur disposition, mentionneront le statut d'étudiant d'échange.
La carte d'étudiant et la carte d'accès aux cliniques leur seront remises par la coordonnatrice de l'EMDS en échange de la présentation de la carte européenne d'assurance maladie ou d'une attestation d'assurance de soins de santé. Ils n'auront donc pas à passer par le bureau du Service des inscriptions de l'UCL
---> Etudiant ayant besoin d'un visa
Ils ne pourront pas activer leur compte UCL et ils n'aurez donc pas tout de suite accès à leur bureau virtuel.
Dès leur arrivée à Bruxelles ils devront se présenter au Service des inscriptions, avec leur visa. C'est ce service qui les inscrira et déclenchera l'envoi d'un mail sur leur adresse personnelle, leur indiquant la procédure à suivre pour activer leur compte UCL et avoir ainsi accès à leur bureau virtuel et autres fonctionnalités ouvertes aux étudiants inscrits. L'avis d'enregistrement qu'ils pourront imprimer à partir du bureau virtuel, ainsi que tous les documents officiels mis à leur disposition, mentionneront le statut d'étudiant d'échange.
La carte d'étudiant et la carte d'accès aux cliniques leur seront remises par le coordonnatrice de l'EMDS en échange de la présentation de la carte européenne d'assurance maladie ou d'une attestation d'assurance de soins de santé.
La coordinatrice administrative mobilités se chargera de leur accueil à l'école et les guidera pour les autres formalités, notamment pour récupérer leur badge clinique et leur blouse clinique (NB : une caution de 30€ payable uniquement par CB Visa, Master Card... leur sera demandée en clinique). Les étudiants doivent impérativement lui envoyer un mail auparavant pour fixer un rendez-vous (virginie.abrial@uclouvain.be).
---> Pour tous les étudiants
Une caution de 500€ sera demandée à tous les étudiants réalisant un stage à l'EMDS, pour le contenu de la trousse clinique qui leur sera prêtée. Nous avons constitué des trousses spécialement pour eux, avec une liste et le matériel nécessaire au travail en clinique. Cette caution devra être payée par virement bancaire deux mois avant leur arrivée et leur seraremboursée dela même manière.
Ils seront responsables de ce matériel. Ils signeront une liste du contenu remis à leur arrivée qui sera revérifiée à leur départ. En cas de pièce manquantes (sans explications) le prix de la pièce sera déduit du montant de la caution.
Les références pour le virement bancaire sont à demander à la coordonnatrice de l'EMDS.