Les étapes du cursus doctoral

The pre-admission is an optional step, primarily intended to allow for qualified candidates to define their project and supervisor, while pursuing courses and integrating in the doctoral programme.
Pre-admission is commonly and mainly used for VISA demand, fellowship demands, …. and is only valid for a year during which you should be submitting a full Admission.
The pre-admission application is to be sent to the Doctoral Bureau in Economics through Isabelle Porzenheim in electronic format (PDF, in a single file).

The following elements must be contained in the electronic admission file :

1. Identity, full name (scanned copies of identity card and/or passport)
2. Contact information (address, telephone and email)
3. CV and copies of obtained university degrees
4. Proof of completion of Master’s degree in economics 120 ECTS with honors or equivalent, terminating undergraduate and graduate university studies of at least 300 ECTS.
5. A student with a Master’s degree 120 ECTS obtained with honors or equivalent in a different field may be granted access after validating up to 60 ECTS of graduate coursework in management or equivalent.
6. Letter of support from a faculty member to act as permanent supervisor.
7. Research proposal
8. Proposal for a research training programme

The Doctoral Bureau validates the information in the application with respect to admissibility as a PhD student and writes a decision (accept/reject) that is sent to the candidate and his supervisor and supervisory panel.

L’admission au doctorat est la première étape obligatoire du cursus doctoral au sein de l’Université catholique de Louvain.

Les conditions d'admission provisoire et d'admission définitive au doctorat sont régies par les règles édictées dans le Règlement doctoral de l'Université catholique de Louvain (s'applique à tous les doctorants ayant procédé à leur 1ère inscription après le 14/09/2014).

Pour les doctorants ayant procédé à une première inscription avant le 15 septembre 2014, le Règlement doctoral transitoire de l'Université catholique de Louvain est d'application.

Pour constituer votre dossier de demande d’admission au doctorat auprès de la CDD compétente, il vous faut :

• un diplôme qui y donne accès
• un promoteur qui accepte d’encadrer vos travaux
• une thématique de recherche originale et novatrice qui vous passionne
• la proposition d’un comité d’accompagnement prêt à vous épauler
• la proposition de votre programme de formation doctorale (60 crédits)
• une manière de financer vos années de recherche

Une fois admis par la CDD compétente, il vous faudra procéder à votre inscription à l’université auprès du Service des inscriptions (SIC) qui sera votre prochain interlocuteur.

L'inscription au doctorat peut avoir lieu tout au long de l'année académique.

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The admission to the doctoral school constitutes the first mandatory step in the doctoral process.

The admission application is to be sent to the Doctoral Bureau in Economics through Isabelle Porzenheim in electronic format (PDF, in a single file).

The following elements must be contained in the electronic admission file :

1. Identity, full name (scanned copies of identity card and/or passport)
2. Contact information (address, telephone and email)
3. CV and copies of obtained university degrees
4. Proof of completion of Master’s degree in economics 120 ECTS with honors or equivalent, terminating undergraduate and graduate university studies of at least 300 ECTS.
5. A student with a Master’s degree 120 ECTS obtained with honors or equivalent in a different field may be granted access after validating up to 60 ECTS of graduate coursework in economics or equivalent.
6. Documentation showing proficiency in English
7. Letter of support from a faculty member to act as supervisor.
8. Research proposal.
9. Proposal for supervisory panel
10. Proposal for a research training programmeThe admission to the doctoral school constitutes the first mandatory step in the doctoral process.

Dans un délai maximum de 24 mois à compter de la date d'admission au doctorat par la CDD, le candidat présente une épreuve de confirmation. Si les circonstances le justifient, le délai peut être prolongé par le comité d’accompagnement, avec l'accord de la CDD sur l'échéance proposée.

Ce délai peut également être raccourci en raison de contraintes imposées par le bailleur de fonds, par exemple dans le cadre du renouvellement du mandat ou de la bourse de doctorat (exemple : le renouvellement du mandat des aspirants du F.R.S.-FNRS).

L’épreuve de confirmation a pour objectif de constater, sur la base de l’état d’avancement des travaux de recherche du candidat, que ceux-ci sont bien de nature à aboutir à la présentation d’une thèse de doctorat.

Action :

Pour le doctorant :

• remettre un rapport écrit, un article écrit par lui ou encore tout autre document apportant la preuve de l’avancement de ses travaux de recherche
• assurer une présentation orale des travaux réalisés et des projets envisagés pour la suite du doctorat

Pour le comité d’accompagnement :

• faire un rapport à la commission doctorale du domaine qui soit constate la réussite de l’épreuve de confirmation et autorise la poursuite du doctorat, soit constate l’échec de l’épreuve de confirmation via la « Fiche d'épreuve de confirmation ».Lorsque le comité d’accompagnement estime que le travail de recherche du doctorant est achevé et qu’il constate que le programme de formation doctorale est acquis, il établit une proposition de composition de jury de thèse et la transmet au bureau du Doctorat.

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The confirmation procedure is a mandatory intermediate step in the doctoral process with the purpose to assure adequate progress towards the thesis defense in order to meet the statutory objectives in terms of time and quality. The confirmation serves several objectives.

First, the confirmation is the critical stage where the candidate has to convince his/her supervisory panel about the prospects of terminating the thesis as initiated. In passing the confirmation, candidate gets an endorsement from the supervisory panel to continue the research along the undertaken direction until the private defense (at least one year later).

Second, the confirmation is the occasion for the supervisory panel to more precisely fix objectives and limitations for the candidate and the project, given the intermediate results from the 1-2 years of research. These guidelines are important to focus the final work at fruitful areas for scientific contributions, opportunities for publication and/or data availability.

Third, the progress and status at the confirmation allows the supervisory panel to identify and isolate potential barriers for the candidate in the realization of the project. These barriers could be both linked to material resources (access to financial resources, tools and proprietary data) and human resources (personal capacity of the candidate to master parts of the methodology, supervisory capacity, international connections, etc). The guidelines from the confirmation should address any potential barriers identified as to ensure that the objectives can be achieved in due time with highest quality.

Pour rappel, le jury est composé d'au moins cinq membres porteurs du titre de docteur ou jouissant de la reconnaissance d'une haute compétence scientifique dans le domaine.
Il doit comprendre le(s) promoteur(s) et des membres extérieurs à l'UCL choisis en fonction de leur compétence particulière dans le sujet de la thèse soutenue. Il est présidé par un membre du corps académique de l’université, qui ne peut être le ou les promoteur(s) de la thèse.

La désignation du jury de thèse est subordonnée à la vérification que le candidat est inscrit comme étudiant doctorant et que les droits d’inscription y afférant ont été acquittés. Le jury spécifique de thèse est désigné pour l’ensemble des étapes de fin de thèse (défense privée et soutenance publique). Sauf cas de force majeur, aucune modification de composition de jury et de rôle n’est possible.

En cas de cotutelle de thèse, le jury qui sera désigné est commun aux deux institutions et doit avoir fait l’objet d’une validation par chacune d’elles. Il sera composé de manière équilibrée de membres de chacune des deux institutions et d’au moins un membre extérieur à celles-ci. Les rôles de Président et de Secrétaire de jury seront répartis entre les deux institutions.

Action :

Pour le doctorant :

• remettre au bureau du Doctorat, la preuve de paiement du Minerval complet. Si ce n'est pas fait, le candidat s'acquitte des droits d'inscription auprès du Service des Inscriptions et récupère la preuve de paiement.

Pour le comité d’accompagnement :

• établir une proposition de composition de jury de thèse dans laquelle il identifie le secrétaire du jury et la formule de défense de thèse choisie. La formule de défense choisie doit être déterminée au plus tard lors de la composition du jury.

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When the supervisory panel considers that the candidate’s work and doctoral research training have been satisfactorily completed, it proposes a composition of a doctoral jury. Usually, the private defense can be fixed earliest one year after the passed confirmation.When the supervisory panel considers that the candidate’s work and doctoral research training have been satisfactorily completed, it proposes a composition of a doctoral jury. Usually, the private defense can be fixed earliest one year after the passed confirmation.

La défense privée constitue la première étape de finalisation des travaux de thèse.

Elle consiste en un exercice scientifique (écrit et oral) au cours duquel le sujet de thèse est analysé et questionné de manière approfondie. Elle fournit l’opportunité de vérifier vos aptitudes en matière de recherche et de questionnement scientifique Elle se déroule sans public, uniquement en présence des membres du jury de thèse au complet (physiquement ou virtuellement par le biais d’une vidéoconférence).

Action :

Pour le doctorant :

• remettre le texte provisoire de sa thèse aux différents membres du jury, au plus tard un mois avant la date fixée (première formule de défense de thèse). Une seconde formule de finalisation de thèse est également possible et prévoit que les deux épreuves se déroulent dans une même temporalité. Dans ce cas, la recevabilité de la thèse sera prononcée, au moins un mois avant la défense privée, uniquement sur la base du texte provisoire de thèse sans présentation orale. Le doctorant remet alors le texte provisoire de sa thèse au plus tard deux mois avant la date fixée (deuxième formule de défense de thèse).

• mettre à jour le formulaire de formation doctorale. informer la gestionnaire des doctorats de la date et de l’heure retenus pour la défense.

Pour le jury de thèse :

• valider la formation doctorale du candidat.
• renvoyer le PV de défense privée au bureau du Doctorat.

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When the supervisory panel considers that the candidate’s work and doctoral research training have been satisfactorily completed, it proposes a composition of a doctoral jury. Usually, the private defense can be fixed earliest one year after the passed confirmation.When the supervisory panel considers that the candidate’s work and doctoral research training have been satisfactorily completed, it proposes a composition of a doctoral jury. Usually, the private defense can be fixed earliest one year after the passed confirmation.

La soutenance publique consiste en un exposé oral du candidat présentant les résultats des travaux de recherche qui ont conduit à la thèse ; à cette occasion il met en évidence les qualités et l’originalité de ses travaux, ainsi que ses capacités de vulgarisation scientifique. Cet exposé est suivi d’une discussion entre le candidat et le jury puis avec toute personne présente. La durée totale de la séance ne peut excéder trois heures. Au moins les deux tiers des membres du jury doivent être présents à la soutenance publique; les membres absents font parvenir au président, avant la séance, un rapport écrit avec un avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire des questions qu’ils souhaitent poser au candidat.
La soutenance publique, c’est aussi l’occasion de célébrer l’accès au titre de docteur dans un contexte solennel où le décorum et la présence de certaines traditions universitaires sont présents (caractère rituel des interventions, port de la toge par les membres du jury, présence des proches du candidat, etc.).

Action :

Pour le doctorant (trois semaines au moins avant la soutenance publique):

• informer le bureau du Doctorat de la date et de l’heure retenus pour la Soutenance.
• faire parvenir une photo et un abstract pour implémenter dans l'invitation à la Soutenance.
• renvoyer le contrat de diffusion de thèse au bureau du doctorat.encoder électroniquement la thèse sur le dial.
• Un login et un mot de passe sont transmis par le service central des bibliothèques dans le mois précédent la défense pour procéder à l'encodage on line.
• introduire une demande de subside pour la publication de la thèse (ECON).

Pour le jury :

• prévenir le bureau du Doctorat de la nécessité de réserver des toges.
• renvoyer le PV de Soutenance publique au bureau du Doctorat.
• rédiger le rapport de soutenance et le communiquer au doctorant.

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When the supervisory panel considers that the candidate’s work and doctoral research training have been satisfactorily completed, it proposes a composition of a doctoral jury. Usually, the private defense can be fixed earliest one year after the passed confirmation.When the supervisory panel considers that the candidate’s work and doctoral research training have been satisfactorily completed, it proposes a composition of a doctoral jury. Usually, the private defense can be fixed earliest one year after the passed confirmation.