Ceci concerne uniquement les activités organisées par un tiers à l'Université ou un membre de l'UCL agissant en dehors de ses fonctions à l'Université. Nous entendons par "tiers" toute personne ne faisant pas partie du personnel UCL et non étudiante UCL.
Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université et pour les étudiants UCL, veuillez vous rendre sur "My UCL".
Remarque : Il est rappelé que "L'UCL est soucieuse de pouvoir contribuer à un débat public ouvert en mettant ses auditoires à disposition des tiers, mais cette mise à disposition n'implique aucune position de l'UCL quant au contenu des débats, ni n'entend apporter aucune garantie universitaire ou scientifique à ceux-ci". Les organisateurs et les conférenciers ne peuvent associer indûment le nom de l'UCL aux propos tenus. Cette réserve s'applique également à tous travaux, publication ou activité dont ils sont les auteurs.
1. L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande par écrit à l'approbation de principe de Monsieur Dominique Opfergelt, Administrateur général de l'UCL, et ce par l'intermédiaire de son attaché de cabinet, Madame Sandra Graceffa.
Chaque demande de réservation doit contenir :
- Le titre et un petit descriptif de l'activité (si un droit d'entrée est demandé)
- La date, les heures
- Le nombre de places souhaitées
- Auditoires à gradins ou tables mobiles
- Le matériel audio-visuel nécessaire
- La procédure utilisée pour contrôler les entrées (carte d’étudiant, carte de membre du personnel et pour les tiers à l’UCL la carte d’identité). A défaut de la mise en place de ce contrôle d’accès, la manifestation ne pourra pas avoir lieu dans les locaux de l’Université.
2. Après avoir reçu l'accord officiel, l'organisateur fait suivre sa demande et l'accord de principe à la cellule de réservation des auditoires.
Email générique : auditoirelew-gtpw@uclouvain.be
Tél. gestionnaire : 02/764 44 34
Dès réception, la cellule de réservation organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques. En cas de difficultés, le problème est soumis à l'arbitrage de l'Administrateur Général.
En cas de dommages matériels (bâtiment ou contenu), un recours sera établit contre le fautif. Il n’y a pas d’assurance couvrant les dommages corporels des participants.
Toute boisson et nourriture ne sont pas acceptées dans les auditoires. Un hall d'auditoire doit être réservé pour toute distribution de boisson et/ou de nourriture.
Le parking étant très difficile dans le quartier, nous vous conseillons de prendre les transports en commun :
- Métro : Alma
- Bus Ligne 42 : arrêt UCL- Saint-Luc (sur l'avenue Hippocrate)
- Bus Ligne 79 : arrêt Cliniques-UCL (sur l'avenue Mounier)
Les Tarifs pour les auditoires :
| Auditoires |
Prix HTVA (€)
|
Prix TVAC (€) |
 |
||
| de 1 à 50 places |
58,68
|
71,00 |
| de 51 à 100 places |
114,05
|
138,00 |
| de 101 à 200 places |
219,01
|
265,00 |
| de 201 à 300 places |
328,10
|
397,00 |
| de 301 à 400 places |
446,28
|
540,00 |
| de 401 à 500 places |
545,45
|
660,00 |
| 907 places (SIMONART) |
1074,38
|
1300,00 |
| Halls |
338,84
|
410,00 |
| Hall Simonart | 109,09 | 132,00 |
Les Tarifs pour le matériel :
| Matériel |
Prix HTVA (€)
|
Prix TVAC (€)
|
|
||
| Sonorisation, micro fil et micro cravate |
28,10
|
34,00
|
| Projecteur diapositives |
28,10
|
34,00
|
| Projecteur vidéo ou vidéo data fixe, avec lecteur VHS et DVD |
228,10
|
276,00
|
| Projecteur vidéo ou vidéo data mobile, avec lecteur VHS et DVD |
246,28
|
298,00
|
| Système de visioconférence en IP |
217,36
|
263,00
|
Les Tarifs pour le mobilier :
| Mobilier |
Prix HTVA (€)
|
Prix TVAC (€)
|
|
||
| Lutrin |
14,05
|
17,00
|
| Lutrin de table |
6,61
|
8,00
|
Les prix ci-dessus s'entendent pour toute utilisation d'un auditoire et d'un équipement par activité et par jour.
Pour les activités exceptionnelles (hors conférences, débats...), l'Administrateur Général se réserve le droit d'établir un devis.
L'organisateur est tenu de prendre les polices d'assurance nécessaires.
1. La Permanence :
La permanence se charge de l'ouverture et fermeture des locaux ainsi que de leur surveillance, mais n’est en aucun cas une permanence pour une aide technico visuelle.
2. Les Urgences :
Un numéro d'urgence 010/47.22.22 peut être composé 24h sur 24.
3. Sécurité :
Tout occupant veillera à ce que le nombre de participants ne dépasse pas la capacité de l'auditoire et que tous les accès entrées et sorties, toutes les sorties de secours aussi bien du bâtiment que des auditoires restent en permanence dégagées.
Les heures d'accès aux bâtiments et locaux, stipulées lors de la réservation, doivent être respectées.
1. Balisage des manifestations: