La défense privée constitue la première étape de finalisation des travaux de thèse. C’est à l’issue de cette épreuve que le jury de thèse se prononcera sur la recevabilité de la thèse et autorisera ou non le doctorant à soutenir publiquement sa thèse. Elle consiste en un exercice scientifique (écrit et oral) au cours duquel le sujet de thèse est analysé et questionné de manière approfondie. Elle fournit l’opportunité de vérifier les aptitudes du candidat en matière de recherche et de questionnement scientifique Elle se déroule sans public, uniquement en présence des membres du jury de thèse au complet.
Pour passer cette épreuve, le Jury de thèse demandera au candidat docteur :
- de remettre le texte provisoire de sa thèse, au plus tard un mois avant la date fixée (il s’agit soit d’une dissertation originale, soit d’un essai accompagné d’un ensemble de publications et de réalisations dont il est auteur ou coauteur, soit d’une dissertation articulée à une œuvre, un projet ou des réalisations dont il est auteur ou coauteur). Le manuscrit est rédigé en français ou en anglais ou dans une autre langue acceptée par le jury (si la nature de la thèse le justifie).
- d’assurer une présentation orale des travaux réalisés et de répondre à un ensemble de questions. Le jury est présent au complet lors de la défense privée (physiquement ou par vidéoconférence). En cas de force majeure, un membre absent fait parvenir en temps utile au président un rapport écrit et les questions qu’il souhaite poser au candidat. Si le Jury de thèse se prononce favorablement sur la recevabilité de la thèse (moyennant souvent quelques modifications à apporter au texte provisoire), l’épreuve de soutenance publique pourra être organisée (au plus tôt un mois après la défense privée).
La soutenance publique constitue la dernière étape du parcours doctoral. Deux semaines au moins avant la soutenance publique de sa thèse, le candidat remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse, approuvé par son ou ses promoteurs et un autre exemplaire auprès de la CDD concernée. Il en transmet un exemplaire électronique au service responsable des thèses électroniques. Il s'agit d'une leçon publique présentant les résultats des travaux de recherche et permettant au candidat de faire montre de ses qualités de communicateur et de vulgarisateur en présence d’un public diversifié. La moitié au moins des membres du jury (2/3 pour les doctorants dans le régime transitoire) participe activement à la soutenance publique de la thèse. Les membres absents font parvenir au président un rapport écrit et les questions qu’ils souhaitent poser au candidat.
C'est notamment l’occasion de célébrer l’accès au titre de docteur dans un contexte solennel où le décorum et la présence de certaines traditions universitaires sont présents (caractère rituel des interventions, port de la toge par les membres du jury, présence des proches du candidat, etc.). C’est à l’issue de cette épreuve que le Jury de thèse confère au doctorant le grade académique de docteur de l'UCL (sans mention).
La défense privée et la soutenance publique peuvent s'organiser selon deux formules différentes.
Une seconde formule de finalisation de thèse est également possible et prévoit que les deux épreuves se déroulent dans une même temporalité. Dans ce cas, la recevabilité de la thèse sera prononcée, au moins un mois avant, uniquement sur la base du texte provisoire de thèse sans présentation orale. L'avis de recevabilité est recueilli par écrit.