L’organisation et le fonctionnement du Louvain Bionics sont gérés par une série d'organes, définis dans le règlement d'ordre intérieur.
L’assemblée des membres, composée des académiques et scientifiques permanents ainsi que du coordonnateur, a pour mission d’établir la politique d’investissement, d’adopter le règlement d’ordre intérieur et ses modifications, de collecter les nouveaux thèmes de recherche et de poser les choix stratégiques de manière à assurer le développement des projets les plus innovants, la recherche de fonds, l’organisation de séminaires et de workshops, de développer les collaborations internationales, d’organiser des activités multidisciplinaires (sciences et technologies, sciences de la santé, et sciences humaines et sociales), de promouvoir la visibilité du Louvain Bionics, et de valider une fois par an la liste des membres. Elle se réunit au moins 2 fois l’an.
Un comité de gestion (bureau) assure la coordination des activités du Louvain Bionics et implémente la politique définie par l’assemblée des membres. Il gère également l’équipement propre du Louvain Bionics. Il est composé de trois membres (actuellement Bruno Dehez, Martin G. Edwards et Thierry Lejeune), chacun représentant un secteur de l’UCL, ainsi que du coordonnateur (Benoît Herman). Bruno Dehez est également le porte-parole du Louvain Bionics.
Le coordonnateur assure la gestion administrative et logistique du Louvain Bionics : secrétariat du comité de gestion, de l’assemblée des membres, du comité consultatif et du conseil, supervision du (des) technicien(s), achat et gestion de l’équipement, reporting, communication etc. Il supervise l’organisation de visites, séminaires, conférences et autres activités internes ou externes. Il relaie les informations (appels à projets ou à publications, etc.) et les contacts extérieurs aux membres, aux chercheurs et à la communauté. Il offre également un support au montage de dossiers (interface avec l’ADRE, les bailleurs de fonds, les partenaires etc.), un support à la coordination de projets, un support scientifique direct dans projets de recherche ou des travaux d’étudiants, et un relai des demandes internes et externes vers les personnes requises.
Un conseil est composé des membres et chercheurs du Louvain Bionics, des représentants des bailleurs de fonds ainsi que d’un représentant de la Fondation Louvain et d’un représentant de l’ADRE. Il est conçu comme un lieu d’échange entre toutes les parties impliquées dans le Louvain Bionics. Il se réunit une fois par an pour valider les grandes orientations de recherche ainsi que le budget de fonctionnement élaboré par le comité de gestion.
Un comité consultatif est consulté au moins une fois par an pour garantir la qualité de la recherche et des activités menées sous l’égide du Louvain Bionics. Il est constitué de six experts reconnus dans les domaines de recherches concernées, avec un équilibre de représentativité des trois secteurs de l’UCL :
- Professeur Marco Franceschini – Directeur clinique et recherche du service de rééducation, IRCCS San Raffaele Pisana (Rome)
- Docteur Kamal Deep – Chirurgien orthopédique consultant au Golden Jubilee National Hospital (Glasgow), fondateur de la British Association of Computer Assisted Orthopaedic Surgery (CAOS UK)
- Professeur Joris De Schutter – Directeur du groupe de recherche Robot Assisted Surgery, KU Leuven
- Professeur Herman van der Kooij – Directeur du laboratoire de robotique de rééducation, University of Twente
- Professeur Jean-Michel Besnier – Chaire de Philosophie des technologies d’information et de communication, Université Paris-Sorbonne (Paris IV)
- Professeur Yann Coello – Directeur de l’Unité de Recherche en Sciences Cognitives et Affectives, Université de Lille 3