En règle générale, la Faculté des sciences n’accepte que des étudiants qui arrivent dans le cadre d’un contrat bilatéral préalablement signé. Ces accords sont essentiels pour assurer à chaque étudiant une assistance académique et administrative spécifique.
Le statut d'étudiant·e d'échange s'applique uniquement aux personnes qui étudient à l'UCL dans le cadre des accords de mobilité et qui ont été admises par la faculté d'accueil sur base d'une proposition de contrat d'études ECTS. Les étudiant·es d'échange sont exempté·e·s du paiement des droits d'inscription. A l'issue de leur séjour à l'UCL un relevé de notes ECTS est établi en vue du transfert à l'université d'origine des crédits obtenus à l'UCL.
Une fois informée de la sélection d’un étudiant, la gestionnaire mobilité de la faculté, Mme Aloysia Stephenne, lui enverra par courriel un formulaire de demande d'admission, ainsi que le formulaire de demande de logements. Cette fiche devra être renvoyée au plus tard pour le 31 mai N (1er semestre ou année académique N+1) ou le 30 novembre N (2ème semestre N), accompagnée des documents suivants :
Procédure
1. L'admission
L'admission des étudiant·es d'échange se fait via la faculté. Informée de la nomination de l’étudiant·e par l’institution partenaire, la gestionnaire mobilité de la faculté, Mme Aloysia Stephenne, envoie à l’étudiant·e l’information concernant les logements ainsi que l’ensemble des documents permettant de constituer son dossier d’admission et d’inscription :
- le bulletin de demande d’admission et d’inscription
- le document « règlement-vie privée » à signer
- la demande de carte d’accès
L’étudiant·e renvoie à la faculté, au plus tard pour le 31 mai (1er quadrimestre) ou le 30 novembre (2e quadrimestre) :
- le bulletin de demande d’admission et d’inscription complété et signé
- les relevés de notes des années antérieures
- la convention d’étude (learning agreement)
- la photocopie de la carte d’identité ou du passeport
- le document « règlement-vie privée » signé
- la demande de carte d’accès complétée avec son nom et une photo d’identité couleur sur fond blanc collée. Ce document doit être envoyé en format papier par courrier postal.
L'adresse d'envoi:
Aloysia Stephenne
Gestionnaire Mobilité
Faculté des Sciences
Université catholique de Louvain
Place des Sciences, 2
Bte L6.06.01
B-1348 Louvain-la-Neuve
Belgique
La coordinnatrice facultaire fait suivre le dossier au Service des inscriptions de l'université.
2. L'inscription
Pour les ressortissant·e·s de l’UE, de l’Islande, du Liechtenstein, de Monaco, de la Norvège, de la Suisse et assimilés (c'est-à-dire n’ayant pas besoin de visa):
Dès que son dossier a été traité par le Service des inscriptions, l’étudiant·e reçoit un mail sur son adresse personnelle lui indiquant la procédure à suivre pour activer son compte global et ainsi avoir accès à son bureau virtuel et aux autres fonctionnalités offertes aux étudiant·e·s inscrit·e·s.
Pour les ressortissant·e·s hors UE (excepté l'Islande, Liechtenstein, Monaco, Norvège, Suisse) et non assimilés (c'est-à-dire ayant besoin d’un visa) :
Dès que son dossier a été traité par le Service des inscriptions, l’étudiant·e reçoit la lettre d’autorisation d’inscription qui lui permettra d’obtenir son visa.
Dès son arrivée à l’UCL, l’étudiant·e se présente au Service des inscriptions, muni de son visa, pour finaliser son inscription. Il ou elle reçoit alors un mail sur son adresse personnelle lui indiquant la procédure à suivre pour activer son compte global et ainsi avoir accès à son bureau virtuel et aux autres fonctionnalités offertes aux étudiant·e·s inscrit·e·s.
Pour tou·te·s les étudiant·e·s d’échange :
A la rentrée, les cartes d’accès et d’étudiant sont distribuées aux étudiant·e·s dans les facultés en échange de la présentation de leur carte européenne d’assurance maladie ou de leur attestation d’assurance soins de santé.