Statutes of the ACELI
Version of June 6, 2012. This information is only available in French. You can contact the association by sending an e-mail at aceli@uclouvain.be if you want to know anything about the ACELI statutes.
Content
0. Objet, composition et membres
1. Assemblée générale
2. Le bureau
3. Durée des mandats
4. Les élections
5. Dispositions générales
0. OBJET, COMPOSITION ET MEMBRES
Art. 0.1 - objet : L’association des chercheurs du Earth and Life Institute (ACELI) a, par son caractère fédérateur, pour objet premier la promotion des statuts et la défense des intérêts des chercheurs affectés et affiliés à l’ELI. Par l’organisation d’activités spécifiques, l’association vise également à assurer une part d’animation scientifique au sein de l’Institut. L’ACELI représente le Corps scientifique de l’Institut ELI au sein des organes de cet Institut. Afin de favoriser la réalisation de ses objectifs, l’ACELI crée les différents organes repris à l’article 2.
Art. 0.2 - composition : Les organes de l’ACELI sont l’Assemblée générale (AG) et le Bureau.
Art. 0.3 - membres : La qualité de membre est accordée à l’ensemble des membres du Corps scientifique d’ELI.
1. ASSEMBLEE GENERALE
Art. 1.1 - composition : L’Assemblée générale (AG) est composée de l’ensemble des membres de l’ACELI. Elle se réunit au moins une fois par année académique sur convocation écrite ou électronique du Bureau. Elle peut être organisée de manière extraordinaire à la demande d’un tiers des membres du Bureau ou d’un cinquième des membres de l’ACELI. La convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de la réunion ; elle comporte un ordre du jour arrêté par le Président.
Art. 1.2 - objet : L’AG est l’organe de base de l’ACELI. A ce titre, elle sanctionne l’action du Bureau et se prononce sur les options importantes qu’un tiers au moins des membres du Bureau ou un cinquième des membres de l’ACELI lui soumettent. Elle élit les membres du bureau de l'ACELI.
Art. 1.3 - modalités décisionnelles : Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des membres présents ou ayant donné une procuration lors des deux premiers tours et à la majorité simple au tour suivant.
Art. 1.4 - disposition générales : Le Président ou, en son absence, un des Vice-présidents de l’ACELI dirige les débats. Les séances de l’AG sont réservées à tous les membres de l’ACELI. Ces derniers y ont droit à la parole et voix délibérative. Toutefois, certaines séances pourront se voir ouvertes à des personnes non membres de l’ACELI mais bénéficiant d’une invitation. Ces dernières auront droit à voix consultative.
2. LE BUREAU
Art. 2.1 - objet : Le Bureau est l’organe exécutif de l’ACELI. Il en définit la politique et en organise les activités. Il peut élire un secrétaire parmi ses membres. Il convoque l’AG. Il est responsable de l’utilisation des fonds mis à la disposition de l’ACELI. Le Bureau coordonne la représentation du Corps scientifique au sein de l’Institut. Il veille à l'information des membres de l'ACELI, relaye vers les chercheurs de l’Institut les informations transmises par ses représentants au niveau relais de secteur, au CORSCI, au Bureau et Conseil de l’Institut et à tout autre organe où l’ACELI est représentée. Il assure le relais vers toutes les instances où l’ACELI est représentée des informations transmises par les chercheurs de l’Institut. Le Bureau assure l’élection des représentants du Corps scientifique d’ELI au sein des organes de cet Institut.
Art. 2.2 - composition : Sont membres effectifs du Bureau de l’ACELI :
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le Président de l’ACELI
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les deux Vice-présidents de l’ACELI
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les représentants de l'ACELI au Bureau de l'Institut
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les représentants de l'ACELI au Conseil de l'Institut
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les représentants de l'ACELI auprès du Conseil du Corps scientifique de l’UCL
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les représentants de l'ACELI auprès du Conseil SST (d’office : président et vice-présidents)
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les représentants de l'ACELI auprès des pôles de l’Institut (dont un responsable par pôle)
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les représentants de l'ACELI auprès des commissions doctorales de domaine (CDD)
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les autres « délégués » ayant une mission définie par les statuts de l’ACELI :
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animation
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site internet
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formation
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Le Bureau veille, dans la mesure du possible, à ce qu’un équilibre soit respecté en son sein entre les différentes catégories du corps scientifique et entre les différents pôles composant ELI. Les mandats de Président et de Vice-président ne sont pas cumulables. Le Président et les deux Vice-présidents seront issus de pôles différents. Ces pôles sont définis par l’article 3.1. du règlement d’ordre intérieur de l’Institut ELI. Par conséquent, l’élection des deux Vice-présidents aura lieu après l’élection du Président. Les mandats des représentants au Bureau de l’Institut sont cumulés avec celui de Président et d’un des Vice-présidents. Le second Vice-président est responsable de la communication au niveau sectoriel. Les représentants de l’ACELI au Conseil de l'Institut sont définis par l’article 2.2.1 du règlement d’ordre intérieur de l’Institut ELI (cfr ci-dessous). A ce jour, le nombre de représentants au Conseil ELI s’élève à 16. Le Président et le Vice-président à l’Institut sont d’office représentants de l’ACELI au Conseil de l’Institut.
Extrait de l’article 2.2.1. du règlement d’ordre intérieur de l’Institut ELI
2.2.1. Le Conseil de l’Institut est composé : (…)
- de représentants des membres du corps scientifique pour 20 % des membres du Conseil. Ils seront élus par et parmi les membres du corps scientifique affectés à l’Institut avec au moins un représentant par Pôle de recherche ;
Le nombre de représentants de l’ACELI au Conseil du Corps scientifique de l’UCL (CORSCI) est défini, selon les statuts de cet organe, par le Vice-président du CORSCI pour le Secteur des Sciences et Technologies. Les représentants du Corps scientifique auprès des pôles de l’Institut sont définis, le cas échéant, par le règlement d’ordre intérieur de leur pôle respectif. Toutefois, étant donné les spécificités et les modalités organisationnelles de chaque pôle, au sein de chacun de ces derniers, un responsable des représentants du pôle en question sera élu par l’ensemble des membres du Corps scientifiques du pôle. Celui-ci sera chargé de constituer, d’organiser et d’avertir l’équipe des représentants scientifiques du pôle. Le responsable des représentants du pôle fait d’office partie des représentants des membres du Corps scientifiques au Conseil ELI.
Art. 2.3 - réunions : Le Président dirige les débats au cours des séances du Bureau. Un des deux Vice-présidents peut le suppléer. Le Bureau se réunit au moins 10 fois par année académique suite à l’appel du Président ou suite à la demande du tiers des membres effectifs. La convocation doit être envoyée au moins 7 jours avant la date de la réunion et comporte un ordre du jour arrêté par le président. Un procès-verbal de chaque réunion est dressé et soumis à l’approbation des membres lors de la réunion suivante. Après approbation, le procès-verbal sera envoyé à chacun des membres du bureau et disponible pour les membres de l’ACELI sur demande. Le bureau peut demander l'avis et la participation de toute personne jugée compétente sur une matière particulière, avec voix consultative.
Art. 2.4 - fin de mandat : A la fin de son mandat, le Bureau fait rapport devant l’AG.
3. DUREE DES MANDATS
Art. 3.1 : Les délégués au Bureau entrent en fonction dès le 1er juillet qui suit les élections générales annuelles.
Art. 3.2 : Tout membre du Bureau est considéré comme démissionnaire à la fin de son mandat ou à sa demande. Les mandats des membres du Bureau de l’ACELI sont prévus pour une durée d’un an. En cas de démission en cours de mandat, le bureau en place procède à l'organisation de l'élection d’un nouveau responsable pour le solde du mandat.
Art. 3.3 : Le Président sortant pourra renouveler son mandat au maximum deux fois consécutivement. Tout autre mandat peut être renouvelé consécutivement de manière illimitée.
4. LES ELECTIONS
Art. 4.1 : Chaque année, dans le courant des mois de mai ou de juin, le bureau sortant organise l'élection des nouveaux membres du bureau au cours d’une AG élective. Un procès-verbal détaillé des élections est rédigé.
Art. 4.2 : Une assemblée générale est tenue en vue d’attribuer par élection l’ensemble des mandats prévus par les statuts de l’ACELI.
Art. 4.3 : Tous les mandats sont ouverts à candidature un mois avant les élections.
Art. 4.4 : Les élections ont lieu lors de l’AG élective selon la procédure suivante :
Chaque mandat est envisagé séquentiellement dans l’ordre défini à l’article 2.2. A chaque fois que plusieurs candidats postulent pour un même mandat, l’AG tranche selon les modalités décisionnelles énoncées à l’article 1.3.
Les désistements des candidats sont autorisés à chaque étape des procédures indiquées ci-dessus.
Art. 4.5 : Sont éligibles, tous les membres de l’ACELI. Les candidats absents lors de l’assemblée générale devront déposer au préalable leur candidature au Président de l’ACELI. Sont électeurs, tous les membres de l’ACELI présents aux assemblées générales. Les procurations sont autorisées.
5. DISPOSITIONS GENERALES
Art. 5.1 : Toute modification des statuts de l’ACELI devra être votée aux deux tiers des voix des membres présents à l’AG.