Le Cabinet est composé de cinq personnes et apporte un support de conseil, d'analyse, de préparation, de réflexion et une aide logistique au Vice-recteur aux affaires étudiantes pour la réalisation de ses missions spécifiques. Il joue également un rôle de conseil et de support au Vice-recteur aux affaires étudiantes comme membre du Conseil rectoral, du Conseil académique et du Conseil d'administration, sur des dossiers relatifs à la gestion globale de l'Université.

Plus particulièrement :

Relations institutionnelles avec les étudiants

• Secrétariat du Conseil des Affaires sociales et étudiantes (CASE) présidé par le Vice-recteur, ainsi que de plusieurs de ses groupes de travail et commissions et suivi des décisions qui y sont prises.
• Premiers contacts avec les étudiants et instruction des dossiers introduits par les différentes associations étudiantes (AGL, cercles, kots à projet, régionales, CGEE …) auprès du Vice-recteur.
• Attention à la bonne gestion des subsides accordés par l’Université aux initiatives étudiantes.
• Organisation de la formation des responsables de l’animation à la gestion de leur surface et à l’organisation de leurs activités.
• Encadrement des principales activités étudiantes (24h vélo, baptêmes, bals…).
• Régulation et vigilance quant au respect de la charte Aune (Animation UNiversitaire Etudiante) par les cercles et régionales.
• Participation à la communication de l’UCL vers ses étudiants.

Dossiers académiques et disciplinaires

• Instruction des dossiers individuels pour le Vice-recteur (demandes et recours en matière académique).
• Synthèse et suggestions de modifications de règlement ou de procédure en vue de mieux rencontrer les situations individuelles.
• En concertation avec les administrations concernées (Administration de l’enseignement et de la formation et Service d’études),bonne communication et une bonne compréhension des règlements et procédures académiques par l’ensemble des parties concernées (en facultés et au sein de l’administration centrale)

Organisation d’événements d’accueil et d’information

• Accueil des nouveaux étudiants par les autorités
• Gestion administrative des cours d’étés.

Réflexions transversales

• Participations aux réflexions politiques de l’Université à propos de la transition vers l’enseignement secondaire ou l’ouverture à l’international.
• Animation de l’Observatoire de la vie étudiante, outil d’analyse interne des aspects extra-académiques de la vie étudiante actuelle.