Le terme de « secrétaire » s’applique à des personnes qui possèdent des qualifications et qui exercent des fonctions extrêmement différentes.
Les secrétaires d’administration travaillant dans la Fonction publique, que ce soit au niveau fédéral, à la Communauté française, au niveau régional. (Voir la fiche-emploi « Fonction publique »). Pour rappel, ces personnes travaillent sous la direction de cadres supérieurs et sont chargées d’appliquer les décisions politiques du gouvernement et de faire exécuter les lois, décrets, dispositions et règlements. Leur activité se déroule dans des secteurs tels que l’éducation, la sécurité sociale, la gestion du personnel, etc.
Les diplômés FIAL peuvent postuler à ces postes qui en général n’exigent pas une formation spécifique mais pour lesquels une formation universitaire est requise. (Voir les examens du SELOR). Avoir suivi en plus de sa formation littéraire, une formation à l’administration présente un avantage certain.
La secrétaire « de direction » (rarement le secrétaire) bilingue et même trilingue est une personne à qui on confie des tâches d’organisation, de copie et de mise au net de textes, de traduction, de correspondance. Son profil : posséder une bonne culture générale, une parfaite connaissance de plusieurs langues, avoir le sens de l’organisation, le goût de la précision et de l’ordre. Des connaissances informatiques sont également nécessaires. Ce type de travail se retrouve aussi bien dans le secteur privé que dans les asbl.
Il est possible à partir d’un poste de secrétaire de direction, d’accéder par la suite à un poste d’assistante dans des domaines comme la gestion du personnel, la publicité ou la documentation. Véritable bras droit de son patron, l’assistant(e) accompagne, assiste, seconde complètement un dirigeant d’entreprise, un responsable de direction ou même plusieurs responsables à la fois. Dans tous les cas, il/elle devra savoir répondre à toutes les questions de son chef et résoudre tous les problèmes.Son rôle est donc de se charger des tâches en amont pour éviter à son responsable d’être envahi par des questions secondaires.La prise d’initiatives lui revient si son supérieur lui laisse une marge de manœuvre et d’action assez grande.Il/elle a la plupart du temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l’administration des services. Il/elle détient donc un poste clé dans le fonctionnement administratif.
Les secrétaires assimilés aux cadres dirigeants que l’on nomme secrétaires généraux, administrateurs ou directeurs administratifs. Leurs tâches consistent dans la participation à l’élaboration de la politique administrative d’une entreprise ou d’un servie public ou privé. Ils établissent le programme d’action, préparent, organisent et dirigent les activités d’un service. Ils prévoient les besoins et coordonnent les circuits d’information et de communication. Ils entretiennent des relations avec les autres services et coopèrent avec eux.
Ils abordent souvent des problèmes complexes souvent d’envergure. Ils doivent être capables de juger, d’organiser, de prévoir, de répartir les tâches, de prendre rapidement des décisions. Ils doivent posséder le sens des responsabilités, une bonne culture générale, l’aisance dans les contacts et dans l’expression écrite et orale. Le diplôme universitaire est exigé pour ce genre de travail et les diplômés de FIAL sont parfaitement à leur place dans ces postes à hautes responsabilités. Ils peuvent être engagés par l’administration publique, par les entreprises, par des organisations internationales ou par des associations professionnelles, des partis politiques, des organisations patronales ou syndicales ou d’autres associations à but philanthropique.
Pour en savoir plus
- De la secrétaire à l’assistante : l’évolution d’un métier, La Documentation française, 2000
- Le site www.super-secretaire.com propose des emplois et permet de déposer son CV.
(Pour toute remarque, suggestion ou question relative à cette fiche-emploi, prendre contact avec Mme Anne Didier, Service Emploi)