Organisation des stages

Quand effectuer les premières démarches ?

La période idéale pour entreprendre les premières démarches se situe durant Q1*. Et ce en raison des cours à options qui s’étalent sur Q2 et Q3. L’étudiant ayant décidé de faire un stage doit nécessairement aménager son programme de master de façon à prendre le maximum de cours à option durant Q2 afin d’alléger Q3 (de l’équivalent de 10 ECTS) et d’être en mesure de démarrer son TFE dès le début du master 2. Ainsi, Q4 reste libre pour permettre de réaliser son stage et achever son TFE dans les temps.

* Pour rappel :
Q1 = premier quadrimestre du master 1
Q2 = deuxième quadrimestre du master 1
Q3 = premier quadrimestre master 2
Q4 = deuxième quadrimestre master 2

Quand faire son stage ?

Les stages en entreprise intégrés dans le programme de l’Ecole Polytechnique de Louvain se déroulent idéalement en Q4 (entre février et avril), ou à défaut, moyennant accord du Responsable Académique des stages, durant les vacances d'été entre Q2 et Q3. En fonction des contraintes ou des opportunités de l'entreprise, des possibilités d'aménagement du temps de stage peuvent être prévues, pour autant que cela ne perturbe pas le reste du programme de l’étudiant.

Important: Dans le cas où le stage est effectué après Q4, le rapport doit obligatoirement être remis au plus tard 15 jours avant le début de la session de septembre du master 2. Tout rapport remis hors délais signifiera pour l'étudiant une année bis en master 2 et entraînera le paiement d'un minerval complet.

Durée du stage

La durée minimale des stages est de 9 semaines. Soit 45 jours ouvrables, ou deux mois.

Quelles sont les premières étapes nécessaires pour faire un stage ?

Une fois la décision prise et les dispositions décrites ci-dessus mises en œuvre (aménagement du programme), la première étape est de prendre rendez-vous avec la Coordinatrice des stages, Myriam Banaï afin de faire part de l’intention d’effectuer un stage et de prendre connaissance des impératifs liés à la convention de stage, avant d’effectuer des démarches (peut-être infructueuses) auprès des entreprises.

Lors des premiers contacts pris auprès des entreprises, il est important d’insister sur la nécessité de travailler sur un projet (voir les critères ci-dessous) qui devra obligatoirement être validé par le Prof. Claude Oestges, Responsable Académique des stages. Une fois un premier projet de convention établi et la fiche projet (Annexe 1) complétée par l’entreprise, il est donc indispensable de prendre contact avec Claude Oestges afin de vérifier si le projet correspond bien au projet pédagogique du stage inscrit au programme de l’EPL.

Important : Afin d’être couvert par les assurances et en ordre vis-à-vis de l’EPL, la convention de stage doit nécessairement être validée, signée et remise à la coordinatrice avant le début du stage.

Où faire son stage ?

Les stages peuvent avoir lieu dans une entreprise de production ou de service, ou dans un centre de recherche industriel, localisés en Belgique ou à l'étranger.
Une bourse d'offres de stage gérée par la Cellule de coordination des stages est accessible aux étudiants sous l'onglet "trouver un stage", après vous être identifié. Bien entendu, l'option d'utiliser son réseau de contacts personnels pour trouver un stage n'est pas à négliger. Les Journées de l’Industrie (dernière semaine de février) peuvent être également un bon moyen de rencontrer directement les entreprises et de se renseigner sur leur offre de stages.

Sur quoi portera le stage?

• Pour être validé au niveau académique, le contenu de stage doit nécessairement contribuer à un projet concret au sein de l'entreprise. Le projet sur lequel le stage portera aura un lien direct avec la spécialité de l’étudiant stagiaire. Cela peut se faire sous diverses formes, telles que:
• Projet d'investissement ou de R&D
• Suivi de chantier
• Projet d'amélioration d'un procédé de production
• Projet axé sur un problème de maintenance de qualité, de logistique, de sécurité, de gestion, etc.

Qui encadre le stage?

• La Coordinatrice des stages est la première interface entre les étudiants, les entreprises et l’EPL. Elle centralise les offres de stages et aide l'étudiant à trouver un lieu de stage. Elle participe, si nécessaire, à l’élaboration d’un projet de convention avec l’entreprise. Elle veille au bon déroulement et à la bonne exécution de cette convention durant la durée du stage. Elle collecte les conventions et rapports de stage auprès des étudiants.
• L’encadrement scientifique et pédagogique est assuré par le Responsable Académique des stages de l’EPL. Il valide et signe la convention de stage pour l’EPL, sauf dans le cas où le stage est lié à un TFE (dans ce cas, la convention est validée et signée conjointement avec le promoteur du TFE). Le Responsable Académique des stages de l’EPL consultera au besoin le Président de la Commission de programmes.
• L’étudiant qui le souhaite peut solliciter l’aide d’un Conseiller Scientifique de stage, à choisir parmi les membres du personnel académique de l’EPL (dans le cadre d’un stage lié au TFE, la présence d’un Conseiller Scientifique est requise, en la personne du promoteur du TFE).
• Dans l’entreprise, le stagiaire sera encadré par un Maître de stage. C’est à lui que le stagiaire se référera pour toutes les questions d’ordre pratique, réglementaire ou technique qui sont de nature à garantir le bon déroulement du stage aux termes de la convention.
• L'attribution d'une note de stage se fait sous la responsabilité du Responsable Académique des stages.

Quand remettre son rapport de stage?

Nous invitons les étudiants à remettre leur rapport à la Coordinatrice des stages, avec une copie (papier et électronique) au Responsable Académique des stages le plus rapidement possible après la fin de leur stage.

L’étudiant devra remettre son rapport au plus tard 15 jours avant le premier jour de la session à laquelle il s’est inscrit pour son stage.

Important : Dans le cas où les échéances susmentionnées ne sont pas respectées, une proposition d’ajournement sera soumise à la commission de programmes. L’étudiant devra donc représenter son stage à une session ultérieure.

Comment le stage sera valorisé et évalué ?

• Le stage en entreprise, hors TFE, est valorisé par 10 crédits
• Le stage couplé à un TFE est valorisé par 5 crédits

L'évaluation du stage se basera sur plusieurs critères:
1. un rapport de stage, rédigé par l'étudiant (selon le canevas annexé à la convention de stage),
2. un entretien d'évaluation qui se déroulera en fin de stage entre l'étudiant et son maître de stage et qui permettra notamment de compléter:

• la grille d'évaluation des compétences mises en oeuvre au cours du stage, remplie par le maître de stage (cf. annexe convention)
• la grille d'évaluation des compétences acquises au cours du stage, remplie par l'étudiant (cf. annexe convention).

3. une présentation orale du stage devant le Responsable Académique des stages organisé en session d’examens.

La note de stage sera attribuée par le Responsable Académique. Celui-ci prendra, le cas échéant, l’avis du Conseiller Scientifique.

Logistique et rémunération

• La convention de stage n'est pas un contrat de travail
• Le stagiaire garde le statut d'étudiant et est couvert par une assurance de l'UCL pour les risques d'accident liés au stage.
• Apriori, le stage n'est pas rémunéré ; il appartient au stagiaire de s'arranger avec l'entreprise pour l'organisation et la prise en charge des frais de déplacement et d'hébergement liés à son stage.

Quelques règles à respecter

• Se conformer au règlement de travail de l'entreprise d'accueil (horaires, sécurité, etc.)
• Garder la confidentialité sur les informations relatives aux produits et procédés qui sont la propriété de l'entreprise.
• En cas de difficulté concernant le bon déroulement du stage, le premier répondant est le maître de stage, ensuite la Coordinatrice EPL, ou encore le Responsable académique pour les aspects du stage à caractère méthodologique ou scientifique.

Vous retrouverez toutes ces informations dans une présentation .