L’inscription à l’UCL

Avant de pouvoir entamer votre année à l’UCL, il est impératif de vous inscrire à l’université

L’inscription au Secrétariat des étudiants de l’UCL avant le 30 septembre.

L’inscription inclut le paiement des droits d’inscription. A partir du 1er octobre et jusqu’au 30 novembre , les inscriptions seront soumises à une autorisation facultaire.
L’étudiant qui n’aura pas payé les droits d’inscription pour le 31 octobre 2010 au plus tard, ne pourra pas s’inscrire aux examens. Vu la gravité de cette sanction, veillez à vous mettre en ordre à temps.

Le Secrétariat des étudiants vous fera parvenir par courrier une carte d’étudiant et une carte d’accès (si vous avez renvoyé une photo correspondant aux spécifications requises, vous devriez recevoir votre carte sous 15 jours) : il ne faut pas les confondre. L’une et l’autre vous donnent des droits, des accès et des services différents.

Il est important de s'inscrire le plus rapidement possible. Tant que vous n'êtes pas inscrits, vous n'êtes pas étudiant de l'université, vous n'avez donc accès à aucune salle informatique, vous ne recevrez aucun mail vous informant des modifications d'horaire, des travaux à remettre, etc.

Votre bureau virtuel

Chaque étudiant inscrit à l’UCL dispose automatiquement d’un « bureau virtuel » sur le portail de l’UCL; on parle de « Compte utilisateur global UCL ». Ce bureau vous permet d’avoir accès à un ensemble de services: courrier électronique ...@student.uclouvain.be, catalogue des bibliothèques, liste des cours auxquels vous êtes inscrits, etc. Comment l’utiliser ? Commencez par une visite virtuelle .

La première démarche est d’activer votre bureau pour pouvoir l’utiliser.

Vous allez recevoir par courrier postal, une carte d’accès. Sur la carte d’accès figure le numéro FGS utile pour l’activation du bureau.
Vous allez également recevoir de la part du Secrétariat des étudiants, un identifiant et un mot de passe.
Dès réception de votre carte et de l’identifiant, il vous est demandé d’activer votre bureau virtuel.
A cette même adresse, il vous est possible de changer de mot de passe ou de retrouver votre mot de passe en cas d’oubli.

Attention : l’activation n’est pas automatique

Votre bureau virtuel va devenir une nouvelle référence dans votre vie d’étudiant. Nous vous conseillons de vous familiariser à cet outil le plus rapidement possible. Il vous permettra :

d’accéder à votre boîte mail UCL ;
d’accéder à I-campus ;
de vous inscrire aux cours ;
de vous inscrire aux examens ;
de suivre l’actualité de l’UCL et la vie à l’UCL…

Vous avez facilement accès à votre « bureau virtuel » à partir de n'importe quelle page du portail UCLouvain. Il vous suffit de cliquer sur « mon bureau » dans le coin supérieur droit. Après identification, vous y êtes.

Votre adresse mail ...@student.uclouuvain.be sera la seule que nous utiliserons. Veuilliez la consulter chaque jour car de nombreuses informations relatives aux cours, aux examens, ... transiteront par là. Nous estimons que ce mode de communication est le plus aisé et le plus efficace. Aucun rappel par courier papier ou autre ne sera effectué.

L’inscription aux cours en ligne

La deuxième démarche indispensable pour vous est l’inscription aux cours. En effet, chaque année, votre inscription à l'UCL ne fait que créer une boîte vide, vous êtes inscrits en SINF11BA (SINF12BA, etc.) mais aucun cours n'est inscrit à votre programme. Si vous voulez accumuler des crédits et finalement obtenir votre diplôme, il va falloir mettre des cours dans cette boîte. C'est cette démarche qu'on appelle « inscription aux cours ».

L'inscription se fait sur base d'un formulaire. En première année, les cours sont imposés, c'est donc très simple. Par après à vous d'indiquer les cours que vous souhaitez suivre en respectant les contraintes indiquées dans le programme d'étude. Il suffit de prendre connaissance des cours, signer le document et le remettre au secrétariat INGI. La liste des cours sera ensuite validée par la commission de programme, puis encodée par le secrétariat EPL. Elle apparaitra sur votre portail.

Attention :

L’inscription aux cours est obligatoire mais elle ne se fait pas automatiquement.
Il ne faut pas confondre l’inscription aux cours avec l’inscription sur I-Campus ou encore l’inscription à l’UCL : il s’agit de trois démarches différentes.

Pour les demandes particulières, voir plus loin.

Au terme de la période normalement prévue pour l'inscription aux cours, il sera demandé aux étudiants de vérifier leur programme sur le portail et de signaler toute erreur dans les plus brefs délais.

Vous avez un programme à vérifier, nous en avons des centaines. Il est primordial que les cours auxquels vous êtes officiellement inscrits sur votre « bureau virtuel » soient bien tous ceux que vous suivez et uniquement ceux-là. C'est le programme en ligne qui sera pris en compte lors des délibérations.

Moodle

Moodle est un site Internet sur lequel les professeurs et assistants mettent à votre disposition des syllabus, des portefeuilles de lecture, des exercices, des documents, des outils de communication, … relatifs aux cours qu’ils donnent. Moodle constitue pour les enseignants un véritable outil de gestion de leurs dispositifs pédagogiques. C'est au travers de cette plateforme que vous pourrez dès lors participer aux activités prévues par les enseignants. Chacun, muni de son identifiant, doit d'abord s'inscrire sur Moodle.

Ensuite, vous devez vous lier aux cours que vous suivez pour disposer de tout ce que le titulaire du cours peut mettre à votre disposition.

Attention : l’inscription n’est pas automatique. Il ne faut pas la confondre avec l’inscription aux cours.

En pratique: Comment vous inscrire aux cours sur Moodle ?

Entrer dans Moodle :

connectez-vous en haut à droite
introduire le code cours
cliquer sur le résultat de la recherche et ensuite "M'inscrire"

Pour accéder à votre liste de cours plus tard, n’importe où dans le monde, n’importe quand, il vous suffira d’entrer dans Moodle et d’encoder votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Les demandes particulières à introduire en début d'année

Etalement

L'étalement consiste à décider (conjointement par l'étudiant qui en fait la demande et par les autorités facultaires qui statuent sur cette demande) de répartir les cours d'une année d'étude sur deux années académiques. Une partie des cours sont suivis l'année n et font l'objet d'une délibération de partie d'épreuve. La seconde partie des cours sont suivis l'année n+1.

Conditions dans lesquelles vous pouvez demander un étalement :

si vous suivez deux programmes simultanément,
si vous êtes en situation exceptionnelle (enfants en bas âge, maladie, …)
ou si vous exercez une profession en parallèle.

Toute demande d’étalement doit être introduite pour le 30 septembre au plus tard via la conseillère aux études.

Au-delà de cette date et jusqu’au 30 octobre, date limite votre demande devra être adressée au Vice-recteur aux Affaires étudiantes.

Dispenses

Les dispenses concernent des cours pour lesquels vous auriez déjà validé un cours équivalent dans d'autres cursus.

Il ne s'agit pas ici des cours avec report ou crédit que les bisseurs auraient déjà « validés » l'année précédente (cours avec report ou crédit = cours que l’étudiant ne doit (report) ou ne peut plus (crédits) représenter). Pour ceux-ci les notes seront reportées automatiquement (à contrôler via le portail).

Les demandes de dispense concernant certains cours de votre programme sont également à introduire via la conseillère aux études et doivent être introduites avant le 1 octobre au plus tard si la demande concerne des enseignements du premier quadrimestre et avant le 1^er février si la demande concerne des enseignements du second quadrimestre.

Anticipation de cours

Si vous êtes ajourné par le jury à l’issue de votre année d’étude et si vous bénéficiez d’un nombre appréciable de reports ou de crédits octroyés par le jury, vous pouvez introduire une demande afin d’intégrer dans votre programme des cours normalement réservés aux étudiants de l’année ultérieure.

Une telle autorisation dépend à la fois du nombre de reports engrangés et/ou de crédits accordés par le jury. La règle dans notre faculté est de ne pas autoriser l'anticipation de plus d'un tiers des crédits ECTS acquis. Faites donc le total des crédits ECTS correspondant aux cours avec report ou crédit, vous divisez par trois et vous avez le nombre de crédits que vous pouvez anticiper.

Il est de votre responsabilité de vérifier la compatibilité horaire avec les cours que vous devrez obligatoirement suivre à nouveau.

Attention : ne pas confondre un cours crédité (= cours à ne plus représenter) avec les crédits ECTS d’un cours (= poids, charge de travail que représente un cours).

Ces cours anticipés feront alors partie de votre programme de l'année d'étude. Vous pouvez donc rater votre année si vous échouez pour un de ces cours, on ne tiendra pas compte du fait qu'ils sont anticipés.

Une telle demande doit être introduite via la conseillère aux études pour le 1 octobre au plus tard.

En pratique : comment introduire une demande d’autorisation particulière ?

Venir chercher le formulaire adéquat au secrétariat de pôle INGI (il s'agit du programme d'étude à rentrer en début d'année).
Indiquer sur ce formulaire les cours que vous souhaitez anticiper.
Dès réception de votre formulaire de demande complété, la conseillère aux études vous contactera par email.
Une fois la demande clarifiée, celle-ci sera transmise à la faculté.
La décision finale de la faculté est enregistrée dans le dossier de l'étudiant et apparaît sur le portail.

Modification de programme en cours d'année

L'étudiant doit vérifier les informations indiquée dans son bureau virtuel et signaler toute erreur dans les plus brefs délais. Une fois l'inscription aux examens de janvier clôturée, il est impossible de modifier l'inscription au cours relatifs au premier quadrimestre.

Au début du second quadrimestre, l'étudiant dispose de 2 semaines pour introduire une demande de modification d'inscription aux cours mais uniquement pour les cours du second quadrimester. Pour cela, il prend contact avec la conseillère aux études. Au delà de ce délai, plus aucune modification en pourra être apporté à la liste de cours inscrits à son programme de l'année.