Il se peut que des doctorats UCL soient encadrés conjointement par un promoteur de l'UCL et un promoteur extérieur. Il s'agit dans ce cas de bénéficier de compétences multiples et d'opportunités de fortes collaborations. Un tel co-encadrement ne pose aucun problème; il doit être mentionné dans la demande d'admission au doctorat, par la nomination de deux promoteurs (seul un de ceux-ci doit être membre de l'UCL).
Dans certains cas cependant, une étape supplémentaire est franchie: il s'agit de délivrer un double diplôme de doctorat, d'une part par l'UCL et d'autre part par l'institution du second promoteur. Dans ce cas, on parle de "cotutelle". La délivrance d'un tel double diplôme est soumise à des règles strictes. En particulier, une convention de cotutelle (annexes 1 et 3 du règlement doctoral de l'AL), disponible sur le site de l'Administration de la recherche, doit être négociée et signée entre les Recteurs des deux institutions concernées.
En aucun cas, les dispositions règlementaires du doctorat de l'Académie Louvain et les dispositions légales de la Communauté française de Belgique, ne peuvent être transgressées sous le prétexte d'une cotutelle de thèse. Si des dispositions doivent être adaptées, il est donc indispensable d'y penser dès le début de la thèse, et d'insérer un texte adéquat dans la convention de cotutelle. Seules les dispositions explicitements indiquées dans la convention de cotutelle peuvent remplacer des dispositions règlementaires de l'Académie Louvain. La seule exception à ceci concerne la règle qui dit qu'au moins la moitié des membres du jury doit faire partie de l'Académie Louvain; pour des raisons évidentes, cette règle n'est plus d'application en cas de cotutelle.
Quelques recommandations :
-
Il est demandé de ne pas faire signer la convention de co-tutelle avant que toutes les parties n'en aient approuvé le texte;
-
L'article 10 du modèle de convention laisse le choix entre un diplôme unique, ou deux diplômes (se faisant mutuellement référence). Le diplôme unique doit bien être compris comme un document unique délivré en fin de thèse, ce qui exclut tout autre document émis par une des deux institutions individuellement. Le diplôme unique est parfois, suivant l'université partenaire, difficile à mettre en oeuvre en pratique, et peut induire des délais importants lors de la conception du diplôme en question (qui devra être approuvé par les services juridiques des deux universités); il est donc conseillé de choisir l'option des deux diplômes, dans la mesure du possible.
Si le doctorat se déroule dans le cadre d'un accord global bi- ou multi-latéral, y compris les projets de type Erasmus Mundus ou similaires, il faut tenir compte des points suivants:
-
L'existence d'autres documents, conventions ou accords ne lève pas l'obligation de conclure une convention de cotutelle de thèse, selon le modèle de l'Académie Louvain
-
Ceci n'empêche pas que d'autres accords soient établis, dans d'autres documents. Ces accords peuvent concerner d'autres aspects du doctorat, y compris des aspects de financement, mais ne peuvent pas être contradictoires avec des dispositions mentionnés dans :
-
les décrets de la Communauté française de Belgique
-
le règlement doctoral de l'Académie Louvain
-
la convention de cotutelle de thèse
-
En particulier, il est indispensable de s'assurer qu'aucun document ne mentionne des dispositions qui concernent les différentes étapes du doctorat (admission, confirmation, défense privée, soutenance publique et formation doctorale), la composition du jury, etc. Des exemples de dispositions contradictoires à éviter sont:
-
-
une admission (ou admissibilité) au doctorat à l'UCL prononcée par un organe différent du jury légal (en l'occurrence, la CDD par délégation de la Codal);
-
la confirmation ou une étape similaire dont la décision est laissée à un organe différent du comité d'accompagnement de thèse;
-
une autorisation de présenter la défense privée donnée par un autre organe que le comité d'accompagnement de thèse;
-
une comptabilisation de crédits de formation doctorale effectuée par un autre organe que la CDD (après proposition du promoteur et comité d'accompagnement);
-
une décision suite à la défense privée ou à la soutenance publique prise par un autre organe que le jury de thèse;
-
etc.
-