Avant la soutenance publique

ATTENTION - La date de la soutenance publique doit être communiquée au secrétariat des doctorats au moins quatre semaines à l'avance.

PREPARATION DU MANUSCRIT

Lors de la correction du manuscrit, le doctorant veille à la mise en forme du document qui doit être conforme aux prescriptions relatives au format de thèse. Les modifications apportées au manuscrit doivent être approuvées par les membres du jury désignés lors de la défense privée (en général, le(s) promoteur(s). Le document doit être prêt pour l'impression au plus tard 4 semaines avant la date de la soutenance publique.

Le doctorant prépare également un résumé de la thèse destiné à la diffusion de l'affiche d'invitation à la soutenance.

FORMALITES ADMINISTRATIVES

Au plus tard quatre semaines avant la date de la soutenance publique, le doctorant se présente au secrétariat des doctorats muni des informations suivantes:

• La date de la défense (si elle n'a pas encore été communiquée)

• Le résumé de la thèse et une photo numérique (communiqués par mail à Emilie Brichart)

• Le formulaire d'autorisation de diffusion électronique, dûment complété

• L'heure et le lieu du rendez-vous du jury avant la soutenance, déterminés par le président du jury (le doctorant ou le président s'assure de la disponibilité du local dans lequel le jury se réunit avant et après la soutenance)

Le secrétariat lui communique à ce moment:

• L'auditoire

• Le numéro de la thèse dans la collection facultaire

• Un bon de 250 EUR à remettre au Printshop Ciaco impérativement lors de la négociation de la facture (AVANT l'impression).

IMPRESSION DE LA THESE

Deux semaines avant la soutenance publique, le doctorant remet aux membres du jury un exemplaire relié de sa thèse au format standardisé. Il peut, moyennant accord des membres de son jury, leur remettre la version PDF prête à l'impression. Dans tous les cas, l'exemplaire relié au format standardisé doit impérativement être remis aux membres du jury avant la soutenance.

Le doctorant est également contacté par le service central des bibliothèques pour organiser le dépôt de la thèse dans le catalogue électronique de l'UCL.

ROLE DU SECRETARIAT

Le secrétariat:

• réalise l'affiche d'invitation à la soutenance et en assure la diffusion (sur le site sectoriel du Doctorat et par e-mail à tous les membres de l'Institut de recherche d'affectation du doctorant ainsi qu'aux secrétariats des Instituts du secteur)

• transmet le formulaire d'autorisation de diffusion électronique à l'administration de la recherche (ADRE) et informe le service central des bibliothèques de l'impression prochaine de la thèse

• prend en charge la réservation de l'auditoire

• imprime le diplôme et ses annexes, prépare le canevas du PV de soutenance et transmet le tout au Secrétaire du jury.

• prend les dispositions financières pour le transfert (au promoteur) d'un montant forfaitaire de 500 EUR destiné à couvrir les frais de déplacement et de séjour des membres extérieurs du jury.