L’école doctorale en théologie et en études bibliques est placée sous l’autorité académique locale de la Faculté de théologie de l’Université catholique de Louvain (UCL).
Le doctorant s’inscrit auprès de l’UCL ; il reçoit le diplôme de docteur délivré par cette université.
La Faculté de théologie de l’UCL délivre aussi les grades canoniques de docteur (sacræ theologiæ doctor, STD) et de maître en théologie (sacræ theologiciæ magister, STM). Les règles en vigueur pour l'obtention du grade canonique de STD ne diffèrent pas de celles qui régissent le doctorat en théologie de la communauté française de Belgique. Dès son inscription à ce programme, l'étudiant doit faire savoir au vice-doyen qu'il souhaite obtenir conjointement le STD. L'épreuve de STM est accessible aux seuls titulaires d'un STD de la Faculté, qui y ont été invités par celle-ci.
Trois organes gèrent l’école doctorale en théologie et en études bibliques:
1- la commission doctorale du domaine ‘théologie’ CDD valide les différentes étapes du cursus doctoral (admission, confirmation, constitution du jury de thèse) et arbitre en cas de conflit entre le promoteur et le doctorant.
2- le comité scientifique de l’école doctorale (CSED), composé de tous les professeurs de l’école doctorale, ainsi que d’un représentant du personnel scientifique et d’un représentant des doctorants, assiste la CDD dans le suivi des doctorants (approbation du comité d’accompagnement, offre de formation doctorale, approbation du jury de thèse),
3- le doyen de la Faculté de théologie de l’UCL, autorité académique locale qui préside le jury de thèse, après en avoir approuvé la composition, et conserve le procès-verbal de délibération de la soutenance publique.
Tout au long de sa formation doctorale, le doctorant peut compter sur un comité d’accompagnement, composé d’un promoteur habilité à diriger une thèse et de deux autres professeurs. Le comité d’accompagnement guide le doctorant dans l’élaboration de ses travaux de recherche et le conseille dans l’offre de formation doctorale (séminaires, colloques, articles ou recensions d’ouvrage). Au moins une fois par an, le doctorant rencontre son comité d’accompagnement pour faire le bilan de ses activités de formation et de l’avancement de sa thèse.