Les salles sont accessibles aux membres du personnel et aux étudiants inscrits ou suivant des cours à l'Université. Des dérogations peuvent être accordées par les gestionnaires locaux. Les ressources et services des espaces didactiques "Louvain-la-Neuve - Bas de la ville" sont localisés dans différentes implantations.
L'accès aux sessions des ordinateurs se fait via l'identifiant global UCL et le mot de passe y lié.