Avant votre arrivée

 

1.    Dès que vous avez été sélectionné-e par votre institution, celle-ci informe l’UCL de votre nomination pour un programme d’échange. 
        Vous pourrez dès lors envoyer à la coordinatrice des échanges votre dossier concernant votre demande de séjour d’échange qui comprendra les documents suivants:

• le "bulletin d'admission et d'inscription ou Student Application Form" qui vous aura été envoyé préalablement par la coordinatrice des échanges et que vous aurez complété et signé ainsi que l’attestation de sélection établie par votre Institution;

• une lettre de motivation;

• une copie de votre passeport ou carte d’identité;

• votre curriculum vitae avec vos coordonnées;

• vos relevés de notes relatives à vos années d’études antérieures;

• votre niveau de connaissance en français et en anglais;

• votre contrat d’études ECTS ou Learning agreement, complété et signé par vous et par le coordinateur académique de votre institution (un quadrimestre = 30 ECTS).

2.    Dès que votre dossier aura été validé par la coordinatrice des échanges à l’UCL, vous serez invité-e à compléter votre dossier avec deux autres documents :

- le document ‘règlement vie privée’ à renvoyer signé,

- la demande pour une carte d’accès avec une photo passeport en couleur  sur fond blanc collée sur le document (pas de photo électronique ni de scan).

Ces deux derniers documents sont à renvoyer par courrier postal au plus tard le 31 mai (1^er quadrimestre) ou le 30 novembre (2^ème quadrimestre) à

Université catholique de Louvain
Faculté des Bioingénieurs AGRO Louvain
Cellule internationale c/o Mme Stéphanie Hansen
Croix du Sud, 2 – Bte L7.05.01
B-1348 Louvain-la-Neuve - Belgique
E-mail: mobilite-agro@uclouvain.be
Téléphone: +32 10 47 32 78 - Fax: + 32 10  47 47 45
 

3.         Autorisation d’inscription

Dès que votre dossier sera complet, la cellule mobilité transmettra votre dossier au « Service des inscriptions» qui vous enverra un mail sur votre adresse personnelle vous indiquant la procédure à suivre pour activer votre compte global et ainsi avoir accès à votre bureau virtuel et autres fonctionnalités offertes aux étudiants inscrits.
L'attestation d'inscription peut être imprimée à partir du bureau virtuel ainsi que tout autre doucment mis à votre dispostion mentionnant votre statut d'échange.

Pour les étudiants non-européens et ayant besoin de visa, l'attestation d'inscription disponible sur le bureau virtuel permet d'obtenir le visa.
Les étudiants non-européens présenteront leur VISA en Faculté à la coordinatrice administrative des échanges dès leur arrivée.

              https://uclouvain.be/fr/etudier/procedure-d-inscription-pour-etudiant-d-echange.html

4.        Réserver votre logement

La réservation d’un logement UCL se fait en ligne via ce lien :

https://www.uclouvain.be/fr/etudier/logement

1. Cliquer sur Louvain-La-Neuve

2. Cliquer sur ‘étudiant d’échange Erasmus et autres’

3. Cliquer sur ‘demande de logement en ligne’

N’hésitez pas à consulter le site pour trouver les différentes formules de logement possibles

5.       Connaissance de la langue française

Pour réussir votre échange, une bonne connaissance de la langue française est requise.

6.        Liste des documents à apporter avec vous :

• votre carte d’identité ou votre passeport,

• l’attestation de l'Université d'origine prouvant que les études à l'UCL se réalisent dans le cadre d'une convention d'échange Erasmus (ou une copie certifiée conforme),

• la preuve de votre assurance médicale – soins de santé. L'étudiant·e d'échange doit être couvert·e par une assurance soins de santé valable en Belgique. La preuve lui en sera demandée lors de l'inscription en faculté (formulaire E 111, ...). De par son inscription au rôle à l'UCL, il/elle est couvert·e pour les accidents corporels qui surviendraient dans le cadre strict de ses activités académiques.

• l'autorisation d’inscription de l’UCL pour les étudiants hors UE, ayant besoin d’un VISA ( Schengen D).